Medellín · Atención en toda Colombia
Consultoría en Gestión Documental
El acompañamiento experto que tu equipo necesita para hacer las cosas bien desde el inicio.
Diagnóstico y procedimientos para que tu empresa pase la próxima auditoría con el archivo en regla, físico y digital.
Agendar una conversación sin costoEscribir por WhatsApp
- 18años acompañando organizaciones
- 2 millonesde documentos gestionados
- +100empresas atendidas
- 6sectores: público, educación, salud, financiero, servicios e industria
¿Te suena?
El archivo creció sin reglas
Nadie encuentra lo que busca y la información depende de la memoria de alguien.
Llega una auditoría y faltan instrumentos
Sin tablas de retención, inventarios ni procedimientos que mostrar.
Quieren pasar a digital sin criterio
Se escanea todo o nada, sin saber qué conservar ni por cuánto tiempo.
Si te pasa alguna de las tres, la consultoría es el punto de partida. Si además tienes fecha de auditoría, dínoslo: hay una ruta corta.
Cuatro frentes de consultoría
Cuatro frentes de trabajo que se combinan según lo que tu organización necesita. Para una empresa privada el camino habitual es: auditoría del estado actual y consultoría integral para ordenar.
Auditoría en procesos Archivísticos:
Diagnóstico integral del estado de los archivos y la Gestión Documental de la empresa para garantizar el cumplimiento normativo y facilitar procesos de calidad y certificación.
Consultoría integral
Te guiamos en cada decisión documental, con criterio técnico y visión práctica.
Implementación del SGDEA
Ponemos en marcha tu sistema de gestión documental electrónica paso a paso.
Gestión del cambio Archivístico
Preparamos a tu organización para adoptar nuevas formas de trabajar sin resistencia.
Interventoría a Proyectos Archivísticos ahora tiene página propia
Supervisión técnica independiente de contratos archivísticos, con su propio semáforo y lista de verificación.
¿Qué necesita tu organización?
Marca los frentes que te interesan y llegan escritos a la conversación.
Elige uno o varios frentes: quedan escritos en el formulario del final de la página.
La ruta de la consultoría
Cuatro pasos, cada uno con un entregable concreto, para que siempre sepas en qué punto está tu archivo.
- 1
Diagnóstico
Visitamos tu archivo y hablamos con las áreas. Se cotiza según el tamaño del archivo.
Recibes: informe con el estado real y lo urgente - 2
Plan de trabajo
Alcance, orden de tareas y responsables, acordados contigo.
Recibes: cronograma y presupuesto cerrados - 3
Implementación
Tablas de retención (TRD), cuadro de clasificación (CCD) y programa de gestión documental (PGD), con procedimientos y capacitación mientras se aplican.
Recibes: TRD, CCD, PGD y tu equipo capacitado - 4
Acompañamiento
Seguimiento y ajustes hasta que operas por tu cuenta.
Recibes: informe de cierre y recomendaciones
Para quién es
Tres situaciones en las que la consultoría marca la diferencia entre improvisar y tener el archivo bajo control.
Empresas privadas que ya perdieron el control del archivo
Poner reglas, inventario y responsables antes de que la próxima solicitud de un cliente o un auditor se convierta en un problema.
Entidades públicas
Cumplir la Ley 594 de 2000 y las directrices del Archivo General de la Nación.
Empresas con auditoría, certificación o licitación a la vista
Gestión documental demostrable ante auditorías internas o externas (ISO 9001, revisoría fiscal, SG-SST, protección de datos) y procesos de contratación.
Somos el aliado detrás de los procesos
Más que proveedores, somos un aliado estratégico que acompaña a las organizaciones en la implementación de soluciones archivísticas, automatización inteligente, desarrollo de software a medida e integración de tecnologías basadas en inteligencia artificial.
Los valores que nos guían en cada proyecto:
- Responsabilidad
- Confianza
- Efectividad
- Honestidad
- Liderazgo
- Transformación
Preguntas frecuentes
¿Qué es una consultoría en gestión documental y cuándo la necesito?
Es un acompañamiento experto para ordenar cómo tu organización produce, conserva y elimina documentos. La necesitas cuando el archivo crece sin control, cuando una norma o un cliente te exige instrumentos archivísticos, o cuando vas a pasar a digital y no sabes por dónde empezar.
¿Tengo una auditoría en pocas semanas, alcanzan a ayudarme?
Sí. Cuando hay una fecha encima, priorizamos lo que el auditor va a pedir: inventario documental, procedimiento de archivo y evidencias de control. Ese paquete mínimo se acuerda contigo según la fecha; el resto del plan (TRD, digitalización) se programa después de la auditoría.
¿Cuánto cuesta?
La primera conversación es sin costo; el diagnóstico se cotiza. Depende del volumen del archivo y del número de áreas; la consultoría posterior se presupuesta cerrada en el plan de trabajo, sin sorpresas.
¿Cuánto dura un proceso de consultoría?
Depende del tamaño y del estado del archivo, del número de áreas y de los instrumentos que haga falta elaborar. En el plan de trabajo queda definido el cronograma antes de empezar.
¿Después del diagnóstico estoy obligado a continuar?
No. El informe es tuyo: puedes ejecutarlo con tu equipo, con nosotros o con otro proveedor. Si seguimos, el plan de trabajo tiene alcance y presupuesto cerrados.
¿Trabajan con entidades públicas y con empresas privadas?
Sí. Acompañamos a entidades públicas que deben cumplir la Ley 594 de 2000 y las directrices del Archivo General de la Nación, y a empresas privadas que quieren ordenar su información, cumplir con la normatividad y prepararse para certificaciones. En el sector privado el cumplimiento pasa por conservar libros y papeles de comercio, soportes contables y tributarios durante los plazos legales, proteger los datos personales que contienen (Ley 1581 de 2012) y demostrar control documental en certificaciones de calidad. El diagnóstico revisa exactamente eso.
¿La consultoría incluye la elaboración de TRD, CCD y PGD?
Puede incluirlos. El alcance se define en el diagnóstico: tablas de retención documental, cuadros de clasificación, programa de gestión documental, inventarios y tablas de valoración se elaboran según lo que tu organización necesite. Si necesitas digitalizar, el diagnóstico define qué se digitaliza, qué se conserva en papel y qué se elimina; la digitalización se puede contratar aparte.
¿Qué necesitan de mi empresa?
Un responsable interno con unas cuatro horas a la semana durante el diagnóstico, acceso al archivo y una entrevista corta con cada área. Lo demás lo hacemos nosotros.
¿Cómo empezamos?
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos en el formulario. Agendamos una conversación corta, sin costo ni compromiso, entendemos tu situación y te enviamos la propuesta de diagnóstico con alcance, duración y valor.
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Empecemos por un diagnóstico
La primera conversación es sin costo; el diagnóstico se cotiza. Depende del tamaño de tu archivo y recibes la propuesta con alcance, duración y valor.
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