Medellín · Atención en toda Colombia
Interventoría a Proyectos Archivísticos
Un tercero experto que verifica que tu proyecto archivístico se ejecute como se contrató.
Supervisión técnica independiente de contratos de organización, digitalización e instrumentos archivísticos, para que recibas lo que pagaste.
Agendar una conversación sin costoEscribir por WhatsApp
- 18años acompañando organizaciones
- 2 millonesde documentos gestionados
- +100empresas atendidas
- 6sectores: público, educación, salud, financiero, servicios e industria
¿Te suena?
Contrataste la organización del archivo y no sabes si va bien
Los avances se reportan en porcentajes que nadie verifica en campo.
Los informes del contratista no se pueden contrastar
El supervisor necesita un respaldo técnico para aprobar avances y pagos.
Los entregables no cumplen la norma
Instrumentos o inventarios que se reciben y luego el ente de control rechaza.
Si te pasa alguna de las tres, una interventoría independiente protege el contrato, el presupuesto y a quien lo supervisa.
El semáforo del contrato
Cinco frentes que verificamos durante toda la ejecución. Así se ve el tablero que recibe el supervisor cada mes.
Verificación de alcance y cronograma
Comprobamos que lo ejecutado corresponde a lo contratado, en los tiempos pactados.
En reglaControl de calidad de los procesos técnicos
Muestreos en campo de clasificación, ordenación, foliación, inventario y digitalización.
En reglaRevisión de instrumentos entregados
TRD, CCD, PGD y demás productos revisados frente a la norma antes de recibirlos.
AlertaSeguimiento presupuestal y de pagos
Cada pago respaldado por avances verificados y entregables aprobados.
HallazgoInformes al supervisor del contrato
Informes periódicos con hallazgos, riesgos y recomendaciones para decidir a tiempo.
En reglaEjemplo de tablero mensual: cada frente se reporta en verde (en regla), naranja (alerta) o magenta (hallazgo que exige acción del supervisor).
Qué revisamos en cada visita
La lista de verificación con la que llegamos al archivo intervenido. Cada punto queda con evidencia en el informe.
- Avance real frente al cronograma contratado, medido en campo.
- Muestreo de calidad de clasificación, ordenación y foliación.
- Inventario entregado frente a los expedientes físicos.
- Calidad de las imágenes digitalizadas y de sus metadatos.
- Instrumentos y productos frente a la norma y al contrato.
- Personal, insumos y condiciones de conservación en el depósito.
- Actas, informes y soportes de los pagos solicitados.
- Riesgos para el cierre y la liquidación del contrato.
La línea del contrato
Acompañamos las cuatro fases del contrato que se interviene, con un entregable nuestro en cada una.
Inicio
Revisión del contrato, sus anexos y el plan de trabajo del contratista.
Plan de interventoría con puntos de controlEjecución
Visitas periódicas, muestreos e informes con hallazgos y alertas.
Informes periódicos y conceptos de avanceCierre
Verificación de cada entregable frente a la norma y al contrato.
Concepto técnico por entregableLiquidación
Balance final de cumplimiento del contrato.
Informe final para el supervisorSomos el aliado detrás de los procesos
Más que proveedores, somos un aliado estratégico que acompaña a las organizaciones en la implementación de soluciones archivísticas, automatización inteligente, desarrollo de software a medida e integración de tecnologías basadas en inteligencia artificial.
Los valores que nos guían en cada proyecto:
- Responsabilidad
- Confianza
- Efectividad
- Honestidad
- Liderazgo
- Transformación
Preguntas frecuentes
¿Qué es una interventoría archivística?
Es la supervisión técnica independiente de un contrato de gestión documental: organización de archivos, digitalización, elaboración de instrumentos o implementación de un sistema. Verifica que el contratista cumpla el alcance, la calidad y la norma, y respalda al supervisor del contrato.
¿En qué se diferencia de la supervisión del contrato?
La supervisión la ejerce un funcionario de la entidad y suele no tener equipo archivístico. La interventoría aporta ese conocimiento técnico especializado, con visitas y verificaciones técnicas que el supervisor usa para aprobar avances y pagos.
¿Cuándo se contrata?
Lo ideal es antes de iniciar el contrato principal, para revisar el plan de trabajo desde el primer día. También podemos entrar en un proyecto ya iniciado: empezamos con un balance de lo ejecutado.
¿Cuánto cuesta?
Se cotiza según el alcance y la duración del contrato que se va a intervenir. La primera conversación es sin costo; el diagnóstico se cotiza.
¿Pueden intervenir un contrato que ya está en marcha?
Sí. Hacemos un balance inicial de lo ejecutado frente a lo contratado y a partir de ahí seguimos el resto de la ejecución con los puntos de control acordados.
¿Qué pasa si el contratista incumple?
Lo documentamos con evidencias, hallazgos y conceptos técnicos, y recomendamos al supervisor las acciones contractuales que correspondan. La decisión es de la entidad; el sustento técnico lo ponemos nosotros.
¿Qué necesitan de mi organización?
El contrato y sus anexos, los informes del contratista, acceso al archivo intervenido y un enlace con el supervisor del contrato.
¿Cómo empezamos?
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos en el formulario contando en qué etapa está tu contrato. Agendamos una conversación corta, sin costo ni compromiso, y te enviamos la propuesta con alcance, duración y valor.
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Empecemos por revisar tu contrato
La primera conversación es sin costo; el diagnóstico se cotiza. Revisamos el contrato que quieres intervenir y recibes la propuesta con alcance, duración y valor.
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