Medellín · Atención en toda Colombia
Tercerización de la Gestión Documental
Terceriza tu Gestión Documental y gana tranquilidad
Gestionamos integralmente los procesos documentales de tu organización mediante un servicio de outsourcing especializado.
Agendar una conversación sin costoEscribir por WhatsApp
- 18años acompañando organizaciones
- 2 millonesde documentos gestionados
- +100empresas atendidas
- 6sectores: público, educación, salud, financiero, servicios e industria
¿Te suena?
No hay quien se encargue del archivo
La gestión documental cae en alguien de administración que ya tiene otro trabajo y la atiende cuando puede.
Cada año toca ponerse al día para la auditoría
Instrumentos sin actualizar, comités sin actas y capacitaciones que nunca se hicieron.
SharePoint está, pero nadie lo configuró para documentos
Las carpetas crecen sin estructura, sin permisos claros y sin tiempos de retención.
Tú tienes la responsabilidad. Nosotros te ayudamos a gestionarla.
Los tres planes, lado a lado
Cada línea es un ítem tal como está en la propuesta de servicio; la marca indica en qué plan entra.
| Qué incluye | BÁSICO | ESTÁNDARBÁSICO + | AVANZADOESTÁNDAR + |
|---|---|---|---|
| Creación de la Política de GD | ✓ | ✓ | ✓ |
| Diagnóstico Integral de Gestión Documental | ✓ | ✓ | ✓ |
| Cuadro de Clasificación Documental, CCD | ✓ | ✓ | ✓ |
| SharePoint® como gestor documental básico: configuración de Archivo de Gestión y Archivo Central tomando en cuenta el CCD y un control de acceso con permisos a nivel de grupos clásicos por dependencia. | ✓ | ✓ | ✓ |
| Acompañamiento de Comités (2 sesiones) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Inducción en Gestión Documental (2 sesiones) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Capacitaciones (2 encuentros al año) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Programa de Gestión Documental | ✓ | ✓ | |
| Tablas de Retención Documental | ✓ | ✓ | |
| Tablas de Control de Acceso | ✓ | ✓ | |
| SharePoint® como gestor documental estándar: configuración del ECM Básico tomando en cuenta las tipologías documentales como metadatos administrados y un control de acceso con grupos de seguridad según la serie/subserie. | ✓ | ✓ | |
| Acompañamiento de Comités (3 sesiones) | ✓ | ✓ | |
| Inducción en Gestión Documental (3 sesiones) | ✓ | ✓ | |
| Capacitaciones (4 encuentros al año) | ✓ | ✓ | |
| Documentación proceso de Gestión Documental | ✓ | ||
| Metadatos para Series/Subseries | ✓ | ||
| SharePoint® como gestor documental avanzado: configuración del ECM estándar tomando en cuenta Metadatos Administrados a nivel de expediente y Tiempos de Retención y Disposición Final según las TRD más un “look and feel” para cada área o grupo de trabajo. | ✓ | ||
| Acompañamiento de Comités (4) | ✓ | ||
| Inducción en Gestión Documental (4) | ✓ | ||
| Capacitaciones (8 encuentros al año) | ✓ |
✓ propio del plan ✓ incluido desde el plan anterior
Estándar incluye todo lo de Básico y Avanzado incluye todo lo de Estándar: cada plan suma lo del anterior y amplía las sesiones de comités, inducciones y capacitaciones.
¿Qué plan me conviene?
Tres preguntas y te decimos por dónde empezar. La recomendación se confirma en la primera conversación, sin costo.
Sesiones al año por plan
Comités, inducciones y capacitaciones que incluye cada plan en un año.
| Plan | Comités | Inducciones | Capacitaciones | Sesiones al año |
|---|---|---|---|---|
| BÁSICO | 2 | 2 | 2 | 6 |
| ESTÁNDAR | 3 | 3 | 4 | 10 |
| AVANZADO | 4 | 4 | 8 | 16 |
Las sesiones salen tal cual de cada plan; el calendario concreto se acuerda contigo al arrancar.
Somos el aliado detrás de los procesos
Más que proveedores, somos un aliado estratégico que acompaña a las organizaciones en la implementación de soluciones archivísticas, automatización inteligente, desarrollo de software a medida e integración de tecnologías basadas en inteligencia artificial.
Los valores que nos guían en cada proyecto:
- Responsabilidad
- Confianza
- Efectividad
- Honestidad
- Liderazgo
- Transformación
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la tercerización de la gestión documental?
Un equipo nuestro opera contigo tu gestión documental: política, diagnóstico, instrumentos, configuración de SharePoint como gestor documental, acompañamiento de comités, inducciones y capacitaciones. El alcance exacto depende del plan: Básico, Estándar o Avanzado.
¿Cuál es la diferencia entre los tres planes?
El Básico crea la política, el diagnóstico y el cuadro de clasificación, y configura SharePoint con permisos por dependencia. El Estándar suma el programa de gestión documental, las tablas de retención y de control de acceso, con metadatos y seguridad por serie. El Avanzado añade la documentación del proceso, metadatos por expediente, tiempos de retención configurados según las TRD y personalización por área. Cada plan incluye más sesiones de comités, inducciones y capacitaciones.
¿Cuánto cuesta?
Cada plan tiene una mensualidad según el tamaño de la organización y el número de áreas. La primera conversación es sin costo; el diagnóstico se cotiza.
¿Puedo cambiar de plan más adelante?
Sí. Los planes están diseñados para escalar: lo construido en el Básico se conserva y se amplía en el Estándar y el Avanzado. En la revisión anual evaluamos si conviene subir.
¿Quién responde ante una auditoría?
La responsabilidad legal sigue siendo de tu organización, pero nosotros preparamos y mantenemos las evidencias: instrumentos aprobados, actas de comité, registros de capacitación y trazabilidad en SharePoint, y acompañamos la visita.
¿Necesito tener Microsoft 365 y SharePoint?
Los tres planes están diseñados sobre SharePoint. Si tu organización no tiene Microsoft 365, en el diagnóstico te decimos qué licencia necesitas o si conviene otra plataforma de gestión documental.
¿Qué necesitan de mi empresa?
Un enlace interno con decisión, acceso de administración a tu Microsoft 365 y la participación de las áreas en las entrevistas y capacitaciones. El resto lo opera nuestro equipo.
¿Cómo empezamos?
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos en el formulario indicando el plan que te interesa. Agendamos una conversación corta, sin costo ni compromiso, y te enviamos la propuesta con el plan recomendado, su alcance y su mensualidad.
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Empecemos por elegir tu plan
La primera conversación es sin costo; el diagnóstico se cotiza. Te recomendamos el plan según el tamaño de tu organización y recibes la propuesta con alcance y mensualidad.
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